¬ŅQu√© es un Workflow y c√≥mo se aplica dentro de una empresa?

Workflow
Crea tu sitio web

El workflow es la manera más eficiente de realizar cualquier tipo de acción dentro del marketing digital, sobre todo si nos enfocamos en los procesos de lead nurturing.

Crear un buen workflow para el viaje de tu cliente es indispensable, porque te ahorra tiempo, dinero y adem√°s, te permite aumentar el tr√°fico de tu sitio web consiguiendo mayor n√ļmero de prospectos.

En este artículo, te explicaremos a fondo qué es el workflow, cuántos tipos de flujo existen, cómo crear uno para tu empresa y recomendaciones de software para que lo implementes entre tus estrategias. ¡Empecemos!

Definamos qué es workflow.

Qué es un workflow

Workflow significa literalmente flujo de trabajo, pero a nivel empresarial se trata de todos aquellos procesos que se pueden automatizar dentro de una organización.

Para que dichos procesos puedan ser automatizados, deben comprender una serie de pasos o tareas relativamente fijas, que estén jerarquizadas y tengan un responsable fácil de identificar.

Pongamos un ejemplo, imagina el flujo de trabajo de marketing de contenidos, una persona elije el tema, titular, palabras clave y extensión, se lo pasa al redactor quien escribe la pieza, está pasa al editor y posteriormente alguien la programa para su publicación.

¬ŅTodas las tareas pueden programarse dentro del workflow?

No todo puede estar dentro de un workflow, sino aquellas actividades que sean un proceso recurrente y con pocas variaciones, tal como vimos en el ejemplo anterior.

Pero si se te hace complejo entender qué puedes convertir en un flujo de trabajo, simplemente céntrate en los elementos básicos que debe tener todo workflow, los cuales son:

  • Participante: Qui√©n es la persona a cargo de realizar determinada tarea o paso.
  • Tarea: Actividad que es el detonante de todo el proceso.
  • Relaciones: Se diagrama el flujo de interacciones que desencadena la tarea y que relaciona a los participantes del proceso.
  • Informaci√≥n: Es el contenido que le informa al siguiente participante que el paso anterior ya ha sido realizado.

Volviendo con el ejemplo de un flujo de contenidos, podríamos explicar estos elementos de la siguiente manera:

  • Participante:
  • Tarea: Desarrollo de post textual para blog.
  • Relaciones: Gerente de marketing que es qui√©n decide el tema y el editor que corrige el art√≠culo.
  • Informaci√≥n: La entrada de los requerimientos del art√≠culo a escribir y a salida del texto desarrollado.

Tipos de workflow.

tipos de workflow

Existen tres tipos de workflow que puede implementar una empresa, dependiendo de la actividad que desea automatizar.

1.- Ad hoc:

El un tipo de flujo que se va adaptando conforme el negocio lo necesite, es el m√°s com√ļn dentro de los embudos de conversi√≥n, porque dependiendo de la respuesta del cliente se decide qu√© contenido enviarle o qu√© nueva propuesta presentarle.

2.- De producción:

Se trata del flujo menos flexible, porque está relacionado con las líneas de montajes de productos donde cada etapa tiene un orden y un por qué preestablecido.

3.- Administrativo:

B√°sicamente, es el punto medio entre los dos workflows anteriores.

Dado que el √°rea administrativa puede hacer peque√Īas variaciones dentro del organigrama de la empresa, abrir nuevas sucursales o solicitar nuevos proveedores, pero una vez instaurados casi no cambian.

¬ŅC√≥mo puedes crear un workflow para tu empresa?

Cómo crear un flujo de trabajo para tu empresa

Crear un workflow dentro de tu negocio es relativamente sencillo, solo debes tener claro qué incorporar en cada uno de los siguientes pasos:

Elección de objetivos:

Los objetivos SMART son la br√ļjula de todo proceso de automatizaci√≥n de flujo de trabajo.

Por ejemplo, dentro del inbound marketing, uno de tus objetivos es la captación de nuevos leads y una manera de automatizar este proceso es creando contenido atrayente y formularios de suscripción al blog.

Dise√Īar:

Esta es la parte m√°s visual del proceso, porque se trata de crear un diagrama de flujo para esquematizar todos los pasos que se van a automatizar.

En pocas palabras, se trata de la entrada y salida de información hasta terminar el proceso.

Implementar:

Lo siguiente es poner en práctica la estructura diagramada, para evaluar su efectividad, así como la experiencia que brinda a los participantes.

Medir y optimizar:

El √ļltimo paso es medir o verificar los resultados de ese proceso de automatizaci√≥n, para ver si ayuda realmente a cumplir los objetivos de la empresa, es amigable con los usuarios y si se puede mejorar.

Softwares que te pueden ayudar a crear un workflow dentro de tu empresa.

Software para crear workflow en una empresa

Actualmente existen muchas herramientas, tanto gratuitas como de pago, que te facilitan crear un flujo de trabajo para tu empresa. Entre las m√°s importantes est√°n:

HubSpot:

Ya en otras ocasiones te hemos hablado de HubSpot, un software CRM con el que puedes gestionar todas las interacciones de los clientes con tu empresa.

En su versión de pago, te permite evaluar el lead nurturing de cada uno de tus prospectos para cerrar ventas de manera exitosa.

Asana:

Se trata de una herramienta muy completa para organizar las tareas que deben realizar los miembros de cada equipo de trabajo, pero también es una buena manera de motivarlos y hacerles saber de forma visual cuál actividad tiene prioridad sobre otras.

Al igual que la herramienta anterior, cuenta con una versión gratuita que ayuda a gestionar equipos de hasta 15 personas.

Workflow:

Es una herramienta creada por Apple que te facilita agrupar un conjunto de otras aplicaciones para generar un flujo de trabajo altamente personalizado.

El √ļnico inconveniente de esta alternativa es que solo sirve en equipos de trabajo cuyas herramientas digitales trabajen con el sistema operativo IOS.

Resumen del post y preguntas frecuentes sobre workflow:

¬ŅQu√© es un workflow?

La palabra workflow significa literalmente flujo de trabajo, pero en el mundo empresarial hace referencia a todos aquellos procesos que se pueden automatizar para que se realicen de manera ordenada sin la intervención directa de un supervisor.

¬ŅCu√°les son los elementos de un flujo de trabajo?

Los elementos que constituyen cualquier workflow son:

  1. Participantes: La persona que realiza la tarea.
  2. Tarea: Actividad que se debe llevar a cabo, por ejemplo rellenar un formulario.
  3. Las relaciones: Son las personas vinculadas al antes y después de una determinada tarea. Por ejemplo, el mail que recibe un usuario de parte de la empresa para verificar su suscripción a un blog.
  4. Información: Es tanto la solicitud como la respuesta que indica que la tarea ha dado inicio o a finalizado.

¬ŅCu√°les son las principales ventajas de tener un workflow?

Las ventajas que brinda un workflow a una empresa son las siguientes:

  • Agiliza la comunicaci√≥n interna de la empresa.
  • Mejora la toma de decisiones del equipo.
  • Aumenta la satisfacci√≥n del cliente.

Conclusión.

Como podr√°s apreciar, crear workflows es una de las formas m√°s eficientes de gestionar casi todos los procesos que realizan los prospectos de tu negocio al momento de interactuar con tu marca en el mundo digital.

Adem√°s, existe una amplia variedad de softwares especializados para que puedas medir y programar las acciones de cada proceso desde el primer contacto con el cliente.

Si deseas automatizar flujos de trabajo dentro de tu empresa, pero no sabes por dónde comenzar, te invitamos a que contactes con el equipo de Kapeí.

Nosotros te asesoraremos y te ayudaremos a crear los workflows adecuados para tu modelo de negocio y tus objetivos planteados. ¬°Cont√°ctanos!

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